Briefing

 

Sag mir, was ich für DICH tun kann!

Alles Klar ? 😉

Es ist nicht immer einfach, Aufgaben so zu beschreiben und zu erläutern, dass externe Partner wie eine virtuelle Assistentin diese sofort verstehen. Wo fängt man an bei der Beschreibung? Welche Daten sind wichtig und wie werden diese im besten Falle optisch hervorgehoben?

Um das Briefing von mir, deiner  virtuellen Assistentin, so einfach wie nur möglich zu gestalten, habe ich eine Basisvorlage erarbeitet, die Du in Form einer kleinen Checkliste von mir erhälst. Fülle dieses Formular bitte einfach aus, wenn Du einen Auftrag für mich hast und sende ihn per E-Mail an mich. Durch die Vorlage gelingt es Dir, sich auf die aufgabenspezifischen Inhalte zu konzentrieren und diese so aussagekräftig und so knapp wie nur möglich zu formulieren.

Wichtig ist es beim Briefing immer, dass Sie das Sachziel deutlich herausarbeiten. Welche Aufgaben sollen erledigt werden? Welches Ergebnis wird erwartet?

Sollte es sich um eine umfassendere Aufgabe handeln, kann es sinnvoll sein, eventuelle Meilensteine einfließen zu lassen. Hilfreich sind auch Stickpunkte, Links oder Fotos, welche die Aufgabe erläutern oder aus Recherchequellen genutzt werden sollen.

Werden zusätzliche Daten für die Erledigung der Arbeiten benötigt, dann können Sie diese einerseits der E-Mail beifügen, auf der anderen Seite aber auch mit einem Dropbox-Ordner arbeiten.

Hinterlege zudem alle Kontaktdaten, die ich für mögliche Ansprechpartner benötige. Zudem ist es wichtig, dass Du eine Deadline setzt. Damit beide Partner wissen, wann das Ergebnis spätestens vorliegen muss.

 

Um die Kosten in einem überschaubaren Rahmen halten zu können, empfehle ich Dir, auch immer einen Zeitumfang für die zu erledigenden Arbeiten anzugeben. Wie viele Stunden pro Tag/oder Woche darf ich für die Aufgabe maximal in Anspruch nehmen? Haben wir uns nicht auf einen Stundenlohn oder einen Tagessatz geeinigt, sondern im Vorfeld einen Festpreis vereinbart, dann sollte der dafür anfallende Kostenrahmen definiert werden.

 

Sollte ein Budget für externe Beschaffung wie beispielsweise für Bildmaterial entstehen, dann solltest Du diesbezüglich ebenfalls einen Kostenrahmen angeben.