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Definition! Aufgaben, Einsetzbarkeit! Sinn und Zweck!

 

Ob großes oder kleines Unternehmen – viele Führungskräfte leiden unter der Tatsache, dass zu viele Aufgaben, die eigentlich nicht direkt mit dem Kerngeschäft in Verbindung gebracht werden können, wichtige Arbeitszeit sowie auch private Zeit in Anspruch nehmen. Dabei handelt es sich in der Regel um Aufgaben wie Terminabsprachen, Büroservice oder auch die Erstellung von Abrechnungen, die zwar wichtig sind, dem Unternehmen aber keinen Gewinn einbringen und daher kostbare Zeit rauben.

 

Für solche Aufgaben kann entweder eine feste Bürokraft eingestellt werden, oder man bedient sich einer so genannten virtuellen Assistentin. Diese ist unabhängig vom Standort des Unternehmens in eigenen Räumen tätig, kommuniziert mit dem Unternehmen über modernste Kommunikationswege und erledigt all jene Aufgaben, die vom Kerngeschäft getrennt erledigt werden können mit ihrem tollen Büroservice.

 

Die Einsetzbarkeit

Die Dienste der virtuellen Assistentin können beliebig abgerufen werden. Somit hat man die Möglichkeit, je nach Auftragsvolumen und Arbeitsumfang eine externe Kraft zu nutzen, die nur für die Arbeitszeit und die Arbeiten bezahlt werden muss, die sie auch erledigt. Eine bessere Kostenkontrolle kann eigentlich nicht erfolgen.

Einsetzbar ist eine virtuelle Assistentin hauptsächlich für Büroarbeiten und organisatorische Arbeiten, die ohne einen Zugriff auf firmeninterne Rechner und geheime Unterlagen möglich sind. Der Datenaustausch und die Kommunikation muss via Internet, Telefon oder auch Fax möglich sein. Denn eine virtuelle Assistentin kommt in der Regel nicht ins Unternehmen, um sich ihre Arbeitsaufträge persönlich abzuholen.

Obendrein muss eine virtuelle Assistentin nicht nur im unternehmerischen Bereich zum Einsatz kommen. Auch auf privater Ebene kann sie Arbeiten übernehmen, mit denen man sich schwer tut, die man selbst nicht gerne macht oder die viel Zeit und Geduld in Anspruch nehmen.

 

Die Aufgaben

Die beruflichen Aufgaben, die eine virtuelle Assistentin übernehmen kann, umfassen unter anderem allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören die Korrespondenz, die Terminplanung, die Reiseplanung oder aber auch Recherchearbeiten zu spezifischen Themen.

Ebenso können allgemeine kaufmännische Aufgaben wie die Erstellung von Vorlagen und Präsentationen sowie Dokumenten, das Pflegen von Datenbaken und das Übersetzen von Unterlagen gehören.

Konnte eine virtuelle Assistentin gefunden werden, die auch fachspezifische Aufgaben übernehmen kann, könnte man diese unter anderem mit Marketing und Vertriebsaufgaben betrauen oder Webtätigkeiten wie das Betreuen von Social Media Kanälen übertragen. Selbst die Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen kann an eine virtuelle Assistentin übertragen werden.

Die Aufgaben im privaten Bereich beschränken sich in der Regel auf die Reiseplanung, die Terminvereinbarung, die Erledigung von Einkäufen sowie diverse andere Concierge Aufgaben.

 

Warum eine virtuelle Assistentin?

Eine virtuelle Assistentin stellt eine einfache Art der Auftragsübertragung dar. Ohne das im Unternehmen eine feste Stelle und vor allen Dingen auch Platz geschaffen werden muss. Dies sollte vor allen Dinge kleinen Unternehmen sehr zu Gute kommen, die auf engstem Raum und mit einem überschaubaren Budget arbeiten müssen.

 

Der perfekte Büroservice für Dich!

 

Liebe Grüße,

Claudi♥